Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Neben der Aufbewahrung von Unterlagen im Original gestatteten § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO auch die elektronische Archivierung rechnungsrelevanter Daten und Dokumente (Buchungsbelege, Rechnungen, Lieferscheine etc.) auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

• mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Das hierzu eingesetzte Verfahren hat dabei, unabhängig von der eingesetzten Technologie und dem eingesetzten Archivierungsverfahren, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu entsprechen.

Diese Anforderungen hat zum einen das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) in der Stellungnahme zur Rechnungslegung"Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3)" und das Bundesfinanzministerium in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" (Downloadlink) weiter konkretisiert. Zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit der Daten im Rahmen von Außenprüfungen sind weiterhin die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" (Downloadlink) zu beachten.

Auch bei der Auslagerung von Prozessen (Outsourcing) im Rahmen des elektronischen Archivierungsverfahrens, wie bspw. das externe Scannen physischer Belege, haben die gesetzlichen Vertreter bzw. der Buchführungspflichtige sicherzustellen, dass den Anforderungen an die elektronische Archivierung auch durch das Dienstleistungsunternehmen entsprochen wird.

Zur Einhaltung der gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen bietet IT AUDIT folgende Unterstützungsleistungen an:

• Projektbegleitende oder Ex-post-Prüfung bei der Einführung von elektronischen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen inkl. Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit des eingesetzten Verfahrens sowie der Einhaltung der GDPdU
• Beurteilung der Testplanung und der Testdurchführungen sowie Begleitung der Inbetriebnahme und Programmfreigabe
• Prüfung der Prozess- bzw. Verfahrensdokumentation, der Fach- und Schnittstellenkonzepte sowie der Migrations-, Inbetriebnahme-, Berechtigungs- und Archivierungskonzepte