Seit dem 01.01.2002 hat das Bundesfinanzministerium neue Anforderungen aus der Abgabenordnung (AO) an die Bereitstellung und Aufbewahrung von maschinell auswertbaren Daten für die Außenprüfung der Finanzverwaltung herausgegeben.

Nach § 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu.

In dem hierzu ergangenem BMF-Schreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" [Link] ist enthalten, dass die Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten im

• Nur-Lese-Zugriff (Zugriffsart 1, "Z1"),
• zum mittelbaren Datenzugriff (Z2) und/oder
• zur Datenträgerüberlassung (Z3)

für die Außenprüfung des Finanzamtes bereitstellen müssen.

Innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren müssen die steuerrelevanten digitalen Daten

• jederzeit im Unternehmen verfügbar sein,
• unverzüglich lesbar gemacht werden können und
• maschinell auswertbar

sein.

Für weitere Erläuterungen sei auf das BMF-Schreiben verwiesen.

Die GDPdU sind mit Wirkung vom 1. Januar 2015 durch die GoBD abgelöst bzw. ergänzt worden.